Of stel je vraag hier

Vragen? Bel ons op: +31 (0)499 55 20 00

Een evenementhek huren is zo gedaan

TD-20160611-Allfence-013-.jpg

Tips voor het inrichten van je evenemententerrein

Het organiseren van een festival of een sportevent draait om meer dan alleen het afronden van je line-up of het uitstippelen van een parcours. Praktisch moet je van alles tot in detail regelen. Zoals de inrichting en de beheersing van je terrein. Vrijwel alles kan, maar niet binnen elk budget. Gelukkig is grootschalig investeren niet altijd nodig. Een evenementhek huren of afspraken maken met een cateringbedrijf geven betere controle op de kosten.

Qua noodzakelijke voorzieningen en belangen lijken festivals en sportevents weliswaar veel op elkaar, maar ze vragen wel om een andere benadering. Daarom zoomen we in dit artikel in op het festivalterrein en hoe je daarbij een evenementhek gehuurd of gekocht inzet. Een volgende keer gaan we in op de organisatie van een sportevent.


Afbakening van je terrein
Afbakenen is meer dan een stel evenementhekken plaatsen. Daarvoor is de situatie veel te complex. Elke doorgang tot je terrein wil je onder controle hebben. Toch moeten mensen en materialen veilig, gecontroleerd en eenvoudig het terrein kunnen bereiken en verlaten via de reguliere in- en uitgang en in noodsituaties snel via vluchtwegen. Op een festivalterrein kun je het beste kiezen voor een schuifhek in plaats van een draaipoort. Gewoonweg omdat de ruimte voor een draaipoort vaak ontbreekt en omdat je met een draaipoort minder flexibel bent.
Voor de veiligheid van je festival bezoekers plaats je op belangrijke plekken vluchtpoorten. In geval van nood verlaten ze zo snel en veilig het terrein. En net als voor een evenementhek geldt dat je dit soort faciliteiten heel makkelijk huurt.

Een goede afbakening is ook prettig voor omwonenden. Je bezoekers vermaken zich óp het terrein, niet daarbuiten. Met geluiddempende hekken beperk je ook eventuele geluidsoverlast voor de buurt. Gebruik je installaties zoals pompen of generatoren op je terrein? Dan isoleer je deze heel eenvoudig met het Allfence Demphek. Je relatie met omwonenden is erg belangrijk, houd ze dus te vriend.

Evenementhek als reclamemiddel
Evenementhekken zorgen niet alleen voor veiligheid en beheersbaarheid. Ze zijn ook ideaal om je terrein de juiste uitstraling te geven of je bezoekers te informeren. Zeilen laten zich prima bedrukken. In het verlengde van jouw thema kun je er van alles opzetten. Logo’s, sfeerbeelden, maar bijvoorbeeld ook belangrijke praktische informatie, zoals de line up of de routing op je terrein naar diverse podia, de EHBO-post en andere faciliteiten. Zo heb je meters extra exposure. Hekwerkoplossingen zijn meestal goed te combineren. In de lengte, breedte of hoogte is dan ook van alles mogelijk.

Hekwerkoplossingen voor diverse faciliteiten
Hekwerken zijn er in allerlei vormen, maten en uitvoeringen en worden ook veel gebruikt om faciliteiten te creëren op een evenemententerrein.
Het evenementhek huren is de start - lees verder om te leren welke faciliteiten je met een hekwerk kunt toevoegen aan je evenement

Beheersbare Piekmomenten tijdens Aankomst
Bij een festival heb je altijd te maken met pieken en uiteenlopende situaties. Auto’s moeten worden geparkeerd, fietsen gestald en sommige mensen willen tijdelijk wat spullen opbergen. Dat moet allemaal in korte tijd gebeuren. Zorg dat je daar op voorbereid bent en maak bijvoorbeeld het stallen van fietsen zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk. Dusdanig dat een fiets makkelijk kan worden teruggevonden, niet beschadigt en er eenvoudig tussenuit kan worden gehaald. Gebruik hiervoor gehuurde evenementhekken met extra bedrukking over het evenement.

Stroomlijnen van bezoekers en geld
Om bezoekers snel en gecontroleerd (tickets, fouilleren, etc.) te ontvangen gebruik je (overdekte) inkomconstructies. Zo zorg je ervoor dat mensen gedoseerd je terrein opkomen.
Tijdens een evenement wordt vaak veel geld uitgegeven aan eten en drinken. Maak het jezelf makkelijk. Door je bezoekers te laten betalen met fiches of van te voren opgeladen polsbandjes. Daarmee bespaar je jezelf veel handelingen en onveilige situaties met contant geld.

Natuurlijk is het fijn als er goed gegeten en gedronken wordt. Voor een groot deel heb je dat zelf in de hand. Zorg door middel van bewegwijzering dat de catering makkelijk te vinden is. Houd het eenvoudig. Eenvoudig kiezen, eenvoudige tarieven, eenvoudige taakverdelingen, strakke communicatielijnen en zorg ervoor dat een bar of balie ruim genoeg is en goed kan worden bereikt. Met effectieve afgiftebalies heb je een belangrijke stap voorwaarts gemaakt. Zo’n afgiftebalie huur je gewoon, net als het evenementhek.

Andere faciliteiten
Sanitaire voorzieningen zijn er in allerlei soorten en maten, al dan niet direct aan te sluiten op het riool. Als mensen lang moeten wachten of ‘ver’ moeten lopen, vinden ze alternatieven. Geef duidelijk aan, bijvoorbeeld met bewegwijzering, waar mensen terecht kunnen.

Vraag jezelf af welke voorzieningen je waar nodig hebt en of je daar elektriciteit (220v of 380v), water of afvoer nodig hebt en welke mogelijkheden er op je terrein zijn. Soms moet je je ideeën daar op aanpassen.

Verspreid voldoende afvalbakken op strategische plaatsen. Zo blijft je festivalterrein ook gedurende de dag schoon en comfortabel én heb je minder werk als je festival is afgelopen. Ook aangepaste afvalbakken kun je huren en bevestig je eenvoudig en snel aan een evenementhek.

Creëer tijdens een festival een aantal ‘rustige’ ruimtes, zoals een loungeruimte, een backstage-ruimte voor artiesten of een EHBO-ruimte waar mensen naar toe kunnen als dat nodig is. Zo’n ruimte kun je op allerlei manieren creëren, zoals bijvoorbeeld met het Allfence Demphek, dat geluiddempend werkt.

Voor de veiligheid van de artiesten en je bezoekers creëer je bij het podium een veiligheidszone en voorkom je dat hekwerken kunnen omvallen. Onze klanten zetten hiervoor stagebarriers in. Deze zijn heel robuust, geven beveiligingsmensen de ruimte om te observeren en worden gecombineerd met hoekbarriers die kunnen fungeren als vluchtpoortjes voor noodsituaties.

Het feest kan bijna beginnen
Als je bovenstaande geregeld hebt, heb je een beheersbaar evenement neergezet.
Er gaat echter ook heel veel tijd en geld zitten in de op- en de afbouw van een festivalterrein. Met de keuze voor de juiste materialen bespaar je jezelf veel tijd, geld en kopzorgen. Snel plaatsen en verplaatsen, snel monteren en demonteren is bij de organisatie van een groot evenement ontzettend waardevol.
Het soort materiaal, het gewicht, de uitvoering, combinatiemogelijkheden en type koppelingen beïnvloeden allemaal de snelheid en flexibiliteit van werken.

Veel evenementhekken en andere hekken worden geleverd in een container, die je met een heftruck op de gewenste plaats zet. Vanuit de container worden de hekken vervolgens op de juiste plaats gezet. Afhankelijk van je wensen en de vereisten koppel je ze eenvoudig aan elkaar, door middel van voeten en klemmen. Met goed materiaal kan dit snel en zijn er allerlei mogelijkheden om te combineren. Zo heb je steeds een aansluitende oplossing.

Twee weten meer dan één
Heb je een fantastisch idee en wil je op termijn je eigen evenement organiseren?
Zo’n organisatie kan een enorme kick geven. Al helemaal als alles op rolletjes loopt en iedereen na afloop enthousiast naar huis gaat.

Hoe groot wil je het gaan aanpakken? Aan je enthousiasme zal het niet liggen. Om ook alle praktische zaken te overzien en goed beslagen ten ijs te komen is het goed om in een vroeg stadium met je leveranciers in gesprek te gaan. Zij zijn dagelijks bezig met dit soort vraagstukken. Zo kun jij je pijlen richten op de programmering. Laat je goed informeren. Vaak krijg je tips over dingen waar je überhaupt niet aan gedacht had of zijn er oplossingen die jij niet eerder zag. Twee weten meer dan één en een evenementhek huren is zo gedaan.

Heb je plannen? Veel succes. Allfence denkt graag met je mee!