Het aantal evenementen blijft groeien, net als het aantal bezoekers per event. Hierdoor nemen de risico’s evenredig toe. Logisch dat bij organisatoren de behoefte groeit om ieder evenement in goede banen te leiden en zo het aantal ongelukken te minimaliseren. Crowd management, ook wel Evenementenlogistiek neemt de leiding!

Cijfers evenementenmarkt

+32,5%

Evenement bezoekers in 10 jaar

>119 miljoen

Evenement bezoekers per jaar

+15%

Toename festival bezoek

Wat is crowd management?

Crowd management is het georganiseerd en onderbouwd plannen van en sturing geven aan het ordelijke verloop van gebeurtenissen waarbij grote drommen mensen bij elkaar komen.

Als onderdeel van crowd management kunnen vervolgens maatregelen genomen worden om het gedrag van groepen mensen bij te sturen of in te perken. Dit wordt crowd control genoemd. Wat je ook doet, alles draait om het nastreven van publieksveiligheid.

Crowd management beperkt zich niet alleen tot evenementen, maar richt zich ook tot andere gelegenheden, zoals de veiligheid op pleinen, luchthavens en in winkelcentra.

Uit welke aspecten bestaat crowd management?

Het doel van crowd management is het ordelijk en probleemloos verloop van een massabijeenkomst.

Crowd management omvat het:

  • managen van mensenmassa’s;
  • voorkomen van een te hoge publieksdichtheid;
  • creëren van beheersbare publieksstromen;
  • minimaliseren van risico’s;
  • beperken van zorgcontacten, incidentmeldingen en geweldsdelicten.

De volgende aspecten zijn direct van invloed op de regeling en begeleiding van crowd management:

  • vervoers- en voetgangersstromen;
  • dranghekken, barricades, draaihekken, wegwijzers;
  • veiligheidsdiensten, gidsen, stewards;
  • regelgeving, communicatie van regels, plan, bijstelling regels;
  • noodplannen, calamiteitenplannen (+ nodige reserves);
  • communicatie met massa, tussen het personeel en met de leiding;
  • beperken wachttijden en gevoel van doelloosheid (zoeken);
  • sfeermakers, kleuren, verlichting, muziek;
  • voorspellingen op basis van big data;
  • catering, toiletten, garderobes, voertuigstalling;
  • bescherming tegen weersomstandigheden.

Bovenstaande aspecten zijn vaste onderdelen in ieder crowd management plan van aanpak.

Kritische factoren bij crowd management

  • Bereikbaarheid
  • Bezoekersaantallen
  • Bezoekersprofiel en -gedrag
  • Communicatie
  • Expertise organisatie
  • Logistieke nutsvoorzieningen
  • Onvoorziene gebeurtenissen
  • Samenwerking in de keten
  • Vergunningverlening

In de download ‘crowd management, publieke veiligheid in goede banen’ gaan we dieper in op de rol en risico’s van deze factoren, inclusief voorbeelden.

Whitepaper crowd management

Download de whitepaper: Crowd management ‘publieke veiligheid in goede banen’ en leer alles over crowd management bij evenementen

 

Evenementenbranche in kaart

De evenementenbranche barst van de dynamiek. De meeste evenementen vinden in de zomermaanden plaats - met 5 mei als festivalkraker. Maar let op, daar is een kentering te zien. Het aantal events blijft groeien en steeds meer evenementen vinden hun plekje op de festivalagenda buiten de piekmaanden om. Naast dance- en muziekfestivals zien we ook steeds meer sportevenementen en foodtruckfestivals. Maar dat de zomerperiode in Nederland rockt dat mag duidelijk zijn!

Facts en figures    

Volgens de Festivalatlas zag het landschap er in 2016 als volgt uit:

1.340 festivals bestaande uit:

  • 117 filmfestivals
  • 153 foodfestivals
  • 1.070 muziekfestivals

Tel daar de sportevenementen bij op en Nederland voorziet haar inwoners van meer dan 2000 evenementen per jaar.

Muziekfestivals

Nederland kent ca. 1.100 muziekfestivals, zowel één- als meerdaags, gratis en betaald, en deze evenementen laten een duidelijk seizoenspatroon zien: 65% vond plaats in de zomerperiode van mei tot en met september. Een ander belangrijk kenmerk is dat driekwart van deze festivals betaalde evenementen zijn.

Sportevenementen

Jaarlijks vinden er in Nederland, buiten de reguliere sportcompetities om, zo’n 600 sportevenementen plaats. Denk aan de grote publiekstrekkers als de Marathon in Rotterdam, de Nijmeegse Vierdaagse en de Eredivisie Beach Volleybal. Maar ook kleinere evenementen als Concours Hippique en het WK Veldrijden worden goed bezocht.

Food

In 2016 waren er in totaal 153 foodfestivals in Nederland, waarvan 87% plaatsvond in de maanden mei tot en met september. Nieuwe foodfestivals waren bijvoorbeeld Bumperkluiven, Hippe Happen Festival en Wheels ’n Bites. Food festivals zijn in de meeste gevallen gratis te bezoeken. De sfeer is ongedwongen en de toegang vaak gratis. Er heerst een gevoel van samenhorigheid en veiligheid. Om mensen veilig te laten happen is het van belang bepaalde veiligheidsmaatregelen in acht te nemen.

Een veilig evenement neerzetten

Door het groeiend aantal events en aantal bezoekers wordt crowd management steeds meer een algeheel erkend thema. Crowd management heeft ten doel een veilig evenement neer te zetten. Een aantal facetten, zoals publiek en locatie, zijn hierbij van wezenlijk belang.

Drie fasen

Binnen crowd management heb je te maken met drie fasen.

Strategische fase: hieronder valt het bespreken van doelen, uitgangspunten etc.
Tactische fase: omvat vooral het opstellen van plannen.
Operationele fase: hier worden de plannen en planning in de praktijk gebracht.

Voorbereiding met belanghebbenden

Het is belangrijk zo snel mogelijk te starten met het voeren van voorbereidende gesprekken met betrokkenen. Denk aan politie en andere hulpdiensten, mogelijke artiesten, beveiliging, omwonenden etc. Dit om te toetsen of je plan werkelijkheid kan worden en in welke hoedanigheid, maar ook om je evenement, de bezoeker en de risico’s beter in kaart te brengen.

Evenementprofiel

Na deze gesprekken is het van belang een goed evenementprofiel te schetsen. Wat voor type evenement is het, voor wie, met welk karakter etc.

Bezoekersprofiel

Het bezoekersprofiel geeft je een beter beeld van het soort personen dat je evenement bezoekt, hoe groot de menigte is en wat is de samenstelling is. Maar denk ook aan het soort gedrag dat daarbij hoort. Families laten een ander gedrag zien dan voetbalsupporters, net als mannen anders reageren dan vrouwen. Drinken ze alcohol, hoe laten komen ze aan, wanneer gaan ze eten en hoe laat - en op welke manier - vertrekken ze weer?

Locatie

Naast de bezoeker speelt ook de locatie een groot belang bij het analyseren van mogelijke problemen en het voorkomen ervan. Ligt je locatie landelijk of juist in een stad? Wat is het aantal m2 van je terrein? Hoe zijn de toegangswegen, wat is het aantal parkeerplaatsen etc.? Maar bekijk ook goed de verkeerstromen op het terrein en hoe de massa zich mogelijk verplaatst. Analyseer de locatie van de entree en de wegen ernaartoe. Allemaal cruciale onderdelen om in kaart te brengen.

Evenementenbeveiliging

Waar crowd management draait om het veilig begeleiden van publieksstromen zorgt evenementenbeveiliging voor de beveiliging van bezoekers en artiesten tijdens het evenement. Vakkundige evenementenbeveiliging zorgt ervoor dat mensenmassa’s veilig bewegen, waardoor het een cruciaal onderdeel van crowd management is.

Minimaliseer risico’s, maximaliseer beleving

Sjoerd Overwater, expert van Allfence op het gebied van evenementenbeveiliging, legt uit hoe je een zorgeloos event kunt neerzetten. ‘Onopvallende beveiliging op topniveau zorgt dat bezoekers met een gerust hart een terrein betreden en een evenement beleven zoals het in de basis bedoeld is: als ontspannen vermaak.’
Lees hier zijn praktische blog: Evenementbeveiliging een zaak voor experts

Beveiligingsplan

Niet alleen organisatoren zelf, maar ook gemeenten en artiesten stellen steeds strengere eisen. Logisch, gezien het groeiend aantal festivalbezoeken en toenemende risico’s. Een onderdeel van evenementenbeveiliging is het opstellen van een beveiligingsplan, meestal door het evenementenbeveiligingsbedrijf. Onderdeel hiervan is de risicocheck. Hierbij worden de risico’s en overlast, zoals geluidsoverlast geanalyseerd.

Sluitend hekwerk

Hekwerk speelt een prominente rol in ieder beveiligingsplan. Zo zorgen zware stage barriers voor crowd control en voor afscherming van podia en privéterreinen, terwijl gasten toch goed benaderbaar zijn voor beveiligers en hulpverleners. Je zet alles op alles om met sluitend hekwerk de veiligheid van de mensen op het terrein te borgen.

Dit geldt voor zowel een lokale wielerronde tot aan het afzetten van een GP Grand Prix Valkenswaard en het beveiligen van de 180.000 bezoekers van Tomorrowland. Van vluchtpoorten tot aan finish barriers, die de finish van grote sportevenementen in goede banen leiden; sluitend hekwerk zorgt voor een succesvol evenement.

De rol van hekwerk bij crowd management

Je hebt als organisator veel ballen hoog te houden:

  • je dient te voldoen aan allerlei voorschriften en wetgevingen;
  • je bent verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers, maar ook van medewerkers, artiesten en omwonenden;
  • je dient overlast en verkeershinder op en om je evenemententerrein te minimaliseren.

Met het opstellen van het juiste hekwerk houd je alle ballen probleemloos in de lucht en zorg je voor:

  • een veilige omgeving;
  • beperking van overlast en verkeershinder;
  • weren van onbevoegden;
  • goede doorstroom van mensenmassa’s;
  • veilig stallen van materiaal en materieel;
  • goede toegankelijkheid voor medewerkers, leveranciers en hulpdiensten.

Kortom, hekwerk zorgt voor de geleiding van grote stromen mensen en logistieke diensten, zodat een veilige omgeving gecreëerd wordt.

Terreinafzetting, geleiding en veiligheid

Met het inzetten van hekwerk bevorder je de veiligheid van bezoekers, artiesten en VIPS. Ook vervullen hekken een belangrijke taak bij het reguleren van de toe- en afvoer van bezoekers. Je creëert een goede doorstroom met het strategisch plaatsen van hekwerk, gecombineerd met duidelijke bewegwijzering. Zo zorgen onder andere dranghekken ervoor dat mensen niet in het gedrang komen. Daarnaast zorgt dit type hekwerk ervoor dat je op strategische punten de mensenmassa verdeelt en dat hulpposten, zoals EHBO, snel bereikbaar zijn.

 

Toegang

Om het publiek snel en gecontroleerd te ontvangen gebruik je (overdekte) inkomconstructies. Zo zorg je ervoor dat mensen gedoseerd je terrein opkomen. 

Beleving

Een andere rol van hekwerk is de bijdrage aan de beleving door te werken met gekleurde zeilen op bepaalde stukken op je terrein. ‘Een evenement slaagt door zijn mate van beleving. Is je hekwerk slecht georganiseerd, dan gaat dit direct ten koste van de ervaring,’ aldus Willemijn (Allfence expert evenementenhekwerk).

Kies je voor hekwerk met gekleurde zeilen, zoals oranje zeilen met Koningsdag, dan verbeter je direct de sfeer.

Vluchtwegen

Bij een calamiteit is het zaak dat bezoekers, artiesten - of sporters - en medewerkers snel veilig ondergebracht worden. Het mag duidelijk zijn dat een heldere aanduiding van de vluchtwegen hieraan bijdraagt, net als het vooraf juist inrichten van vluchtwegen. Je wilt voorkomen dat teveel mensen een bepaalde route nemen die te krap is. Vluchtwegen dienen breed genoeg te zijn, maar ook te zijn voorzien van stevig hekwerk, zodat mensen in hun haast niet gewond raken door omvallend hekwerk.

 

In de download ‘crowd management, publieke veiligheid in goede banen’ vind je voorbeelden van evenementen waar het flink mis ging, maar ook leer je van events die voor de mate van  evenementenbeveiliging een dikke pluim verdienen.

Whitepaper crowd management

Download de whitepaper: Crowd management ‘publieke veiligheid in goede banen’ en leer alles over crowd management bij evenementen

 

Hekwerken voor de toegang van genodigden en artiesten

Over het algemeen genomen zijn er op evenementen speciale ingangen voor VIPS en artiesten die leiden tot een backstage-area. Om verwarring te voorkomen, dienen deze entrees altijd duidelijk aangegeven te worden. Hekwerk wijst gasten al voor het toetreden van het terrein op de te nemen route. 

Sportevenementen; een veilige tour

Juist rondom de start en de finish drommen grote groepen bezoekers samen. Om zowel de bezoekers als de sporters een veilig sportevenement te bieden kies je voor hekwerk om de doorstroming en veiligheid te bevorderen. Hoe leid je dit in goede banen?

 

Dranghekken langs de route
Het parcours van sportevenementen zoals marathons en wielerwedstrijden zijn vaak kilometers lang, wat vraagt om kilometers aan hekwerkDranghekken zijn ideaal, doordat je hiermee duidelijk publiek van sporters afscheidt en strategische plekken afschermt.

Vijf redenen om dranghekken in te zetten.

  1. veiligheid (je voorkomt gevaarlijke situaties)
  2. overzicht (publiek zonder paniek van A naar B)
  3. logistiek (je leidt het transport in goede banen)
  4. afscherming (Je onttrekt ongewenste plekken aan het oog)
  5. beleving (het heeft een positieve werking op de gemoedsrust)

Start en finish

Aan zowel de start als de finish spelen uiteenlopende factoren een rol die de veiligheid in gedrang kunnen brengen. Denk aan grote groepen mensen, volgauto’s en fotografen die samenkomen en maar een ding willen: zo dicht mogelijk bij de sporters komen. Denk aan de massasprint bij wielerwedstrijden net voor de finish. Je wilt voorkomen dat sporters hier botsen met het publiek. Hekken, en dan met name dranghekken en finish barriers, bieden hier uitkomst.

Geluidsreductie

Bij ieder evenement staat de omgeving op scherp; ‘Gaan we overlast ondervinden, vooral van het geluid?’ Hoe fijn is het als je evenement een feest wordt voor iedereen, voor zowel het publiek als de omwonenden. Ook gemeenten stellen steeds vaker geluidsnormen. Het gebruik van geluid reducerende hekken op je evenemententerrein biedt de oplossing en zorgt dat feestgangers op het feest- of het festivalterrein optimaal genieten van de optredens en mensen buiten het terrein ongestoord hun eigen leven kunnen leiden.

De inzet van hekken, voorzien van kwalitatief hoogstaande dempdoeken, zorgt ervoor dat je:

  • wél een vergunning krijgt;
  • blije gezichten bij handhavers en omwonenden ziet;
  • maximale veiligheid, comfort en beleving nastreeft; 
  • medewerkers minder gehoorschade oplopen; 
  • rust creëert waar dat nodig is, zoals backstage of bij EHBO-posten.

In dit artikel lees je hoe je met de inzet van demphekken je evenement optimaliseert: Demphekken optimaliseren je event.

Reclamemiddel

Evenementenhekwerk is perfect om je terrein de juiste uitstraling te geven of je bezoekers te informeren. De zeilen die je aan je hekwerk bevestigt laten zich prima bedrukken. Denk aan logo’s, sfeerbeelden, maar bijvoorbeeld ook belangrijke praktische informatie, zoals de line up of de routing op je terrein naar diverse podia, de EHBO-post en andere faciliteiten. Allemaal in de stijl van je evenement. Zo geniet je van meters extra exposure.

Een doordacht hekwerkplan

Een terreinindeling geeft een volledig overzicht van de diverse activiteiten, variërend van podia tot bezoekers- en parkeerterreinen. Ook geven ze verkooppunten van bijvoorbeeld eten en kleding aan, net als de bars. De parkeergelegenheden en de knelpunten in de aan- en afvoer van bezoekers worden hierop in kaart gebracht, net als de vluchtwegen. Een doordachte terreinindeling vormt een handige leidraad bij het samenstellen van het hekkenplan. Je krijgt een beter beeld van de plekken waar hekwerk nodig is, hoeveel en welke type.

Start direct met een hekkenplan.
Welke hekken zijn nodig voor jouw evenement?

De meest gebruikte evenementhekken

Er zijn altijd uitzonderingen op de regel, maar standaard zijn de volgende hekken steevast op nagenoeg ieder evenemententerrein te vinden:

 

 

Evenementhekken

Bekijk hier ons uitgebreide aanbod evenementhekken en accessoires

 

Welke hekken heb jij nodig?

Hierboven heb je al kunnen lezen dat er een aantal soorten hekken is dat voor zowat ieder evenement gebruikt wordt. Maar er is meer. Voor echt iedere afzetting, bewegwijzering of afscherming is een ander type hekwerk beschikbaar. Dit is geheel afhankelijk van de situatie en je wensen daarbij. Zo kennen we bij Allfence zo’n 12 verschillende soorten hekwerk om je afzetting te realiseren.

Als je door de bomen het bos niet meer ziet, vraag je dan af waar je het hekwerk voor gaat gebruiken. Ter beveiliging, afbakening of bijvoorbeeld ter geluidsreductie? En dan rijst logischerwijs ook de vraag: ga ik kopen of huren?

Hekwerk kopen of huren

Tijdens je inrichting bepaal je wat voor hekwerk je nodig hebt, maar ook of je deze wilt kopen of huren. We geven graag een aantal tips om een weloverwogen keuze te maken.

Urgent hekwerk nodig?

Er kan zich altijd een urgente situatie aandienen, waardoor je op het allerlaatste moment verlegen zit om hekken. En of dat dan om koop of huur gaat, op dat moment heb je graag een leverancier die flexibel meedenkt en ook de voorraadcapaciteiten en de logistieke mogelijkheden heeft om binnen enkele uren een oplossing te bieden. Dan wil je dat bij spoedgevallen hekwerk de volgende dag geleverd wordt. Allfence speelt dat keer op keer voor haar opdrachtgevers klaar door binnen 24 uur hekken te leveren in de hele Benelux.

How to video’s

Onze vakkundige monteurs en adviseurs hebben samen een aantal how to video’s gemaakt die helpen bij het juist plaatsen van hekwerk.

 

Montage van hek klem en schoor
Montage stagebarrier
Monteren all in servicecontainer
Monteren hoge inkom
Monteren lage inkomconstructie
Montage demphek
Monteren dranghek
Monteren schuifhek

Transport en logistiek

Heb je hekwerk besteld, dan is het van belang om bij het laden en lossen hiervan veiligheid voorop te stellen. Om veilig te laden en te lossen zijn veiligheidsregels opgesteld. Zo voorkomen we gevaarlijke situaties op of rondom je evenementterrein tijdens het laden en lossen.

Zo is het van belang rekening te houden met het gewicht en het volume van de hekken. De lading dient goed geborgd te zijn. Maar denk ook aan het besturen van een vorkheftruck; dit vergt enige ervaring en kennis. Het in acht nemen van de veiligheidsregels zorgt ervoor dat ongelukken worden voorkomen.

16 life saving rules

De ‘16 life saving rules’ zijn opgesteld om (dodelijke) ongevallen te voorkomen. Ook Allfence hanteert deze regels. Hierin staat onder meer vermeld:

  • hoe de veiligheid van (onder)aannemers te waarborgen;
  • hoe de machines veilig te stellen;
  • hoe de verkeersveiligheid op de bouwlocatie te regelen;
  • hoe veilig om te gaan met vorkheftrucks;
  • hoe om te gaan met mobiele telefoons, hijswerkzaamheden en werken op hoogte;

All-in servicecontainer

Om eenvoudig het transport van een grote hoeveelheid hekwerk te regelen is een all-in servicecontainer een echte aanrader. Het is een universeel transportsysteem, waarmee je een terrein van meer dan 100 meter hekwerk voorziet. Zowel het hekwerk als de blokken en klemmen zijn veilig en snel te verdelen over de bouwlocatie.

Je vervoert deze container zowel in de breedte als in de lengte en tijdens opslag zijn de containers veilig op elkaar te stapelen.

Bekijk hier de all-in servicecontainer in de praktijk.

Voorbeelden evenementenbeveiliging / crowd management

Om het wiel niet opnieuw uit te vinden geven we graag een aantal (praktijk) voorbeelden die tot de verbeelding spreken en die zeker inspireren om jouw evenement optimaal in te richten.

 

Foute party Qmusic

Qmusic organiseert ieder jaar de Foute Party. Met jaarlijks meer dan 36.000 bezoekers is het van belang crowd management serieus te nemen, waarbij hekwerk een belangrijke rol speelt.

‘Door een optimale crowd management, onder andere door de inzet van hekken, zijn we in staat de grote groep bezoekers in goede banen te leiden. Hierdoor gaat het publiek ongestoord uit zijn dak.' 

Lees hier de gehele case

Carnavalsfestijn Watt Zat Udenhout

Op carnavalszondag staat Udenhout jaarlijks in het teken van het spektakel van Watt Zat: De Old School Carnavals Party. Een muzikaal buitengebeuren, bezocht door 3000 bezoekers. Aandachtspunten zijn een gereguleerde toegang en het beperken van overlast voor omwonenden.

‘Allfence levert geluiddempende hekken, die we bij de ingang van deze straat plaatsen, waardoor het geluid sterk wordt gereduceerd en geen overlast veroorzaakt voor de bewoners. Hiermee zorgen we voor een veilig en gecontroleerd bezoekersaantal en verloop.’

Lees hier de gehele case

Winterevenement ‘Nederlands IJsbeelden Festival

Het Nederlands IJsbeelden Festival is het grootste ijssculpturen festival van Europa. Onder het motto ‘veilig vertier voorop’ zorgt de organisatie voor een veilig evenement voor bezoekers, ijsmetselaars en ‘carvers’.

‘Het team bestaat in de piekperiode uit 42 specialisten. Tel daar de (internationale) toevoer van materialen, gereedschap en afzetting bij op en het is een drukte van jewelste. Juist dan is een professionele organisatie en een samenwerking met vakkundige leveranciers van groot belang.

Lees hier de gehele case 

Advies van de expert

En dan zijn er van die momenten dat je snel een hulplijn wilt inzetten. Om antwoord te krijgen op een vraag of om mee te denken over crowd management en evenementenbeveiliging én het type hekwerk dat voor jouw evenement geschikt is. Laten wij daar nou net op ingericht zijn.

Met ons team aan experts zorgen wij ervoor dat er altijd iemand beschikbaar is voor jouw specifieke vraag of behoefte. Want bij ons huur of koop je evenementhekken, dranghekken en stagebarriers, maar wij doen meer dan dat. Wij zorgen dat veiligheid geen moment in het geding komt en dat overlast wordt beperkt.

Jou verder helpen, daar zijn wij op ingericht!

 

Vragen over crowd management?

Stel ze aan onze ervaren evenementen adviseurs.